Autori: Štěpán Štarha, Ondřej Florián, Patrícia Jamrišková
Napriek neľahkej situácii spôsobenej šírením koronavírusu SARS-CoV-2 musia kolektívne orgány právnických osôb aj naďalej prijímať dôležité rozhodnutia. Nakoľko zákony Slovenskej republiky umožňovali hlasovanie bez osobnej prítomnosti jednotlivých členov kolektívnych orgánov právnických osôb len výnimočne, poprípade až po splnení zákonne definovaných podmienok, bolo v súčasnej situácii pre právnické osoby nemožné vykonať niektoré rozhodnutia kolektívneho orgánu, napr. z dôvodu karantény či zákazu vycestovania a/alebo pricestovania do konkrétnej krajiny niektorého člena týchto orgánov, či zákazu zhromažďovania väčšieho počtu osôb na jednom mieste.
Na túto potrebu reagovala Národná rada Slovenskej republiky, ktorá schválila s účinnosťou odo dňa 27. 3. 2020 zákon č. 62/2020 Z. z. o niektorých mimoriadnych opatreniach v súvislosti so šírením nebezpečnej nákazlivej ľudskej choroby Covid-19 a v justícii a ktorým sa menia a dopĺňajú niektoré zákony („Zákon“). Zákon okrem iných dôležitých opatrení ustanovuje v § 5 opatrenie, podľa ktorého: „Kolektívne orgány právnických osôb založených podľa predpisov občianskeho práva alebo obchodného práva môžu v čase mimoriadnej situácie alebo núdzového stavu používať korešpondenčné hlasovanie alebo umožniť účasť ich členov na zasadnutí takéhoto orgánu prostredníctvom elektronických prostriedkov, aj keď to nevyplýva z ich vnútorných predpisov alebo stanov. Ustanovenia § 190a až §190d Obchodného zákonníka sa použijú primerane.“. Týmto opatrením boli na čas mimoriadnej situácie alebo núdzového stavu povolené bez ďalšieho tzv. „bezkontaktné“ zasadnutia kolektívnych orgánov právnických osôb.
1. Všeobecne o opatrení
Zvedeným opatrením sa umožnilo kolektívnym orgánom právnických osôb prijímať rozhodnutia tzv. distančnou formou, takpovediac, z prostredia obývačky ich jednotlivých členov.
Zákonodarca umožnil všetkým kolektívnym orgánom aplikovať primerane ustanovenia § 190a – §190d zákona č. 513/1991 Zb., Obchodný zákonník v aktuálnom znení („Obchodný zákonník“), vzťahujúce sa na hlasovanie na valnom zhromaždení verejnej akciovej spoločnosti. Konkrétne ide o ustanovenia týkajúce sa účasti na zasadnutí a hlasovania prostredníctvom (i) korešpondenčného hlasovania a (ii) elektronických prostriedkov.
Uvedenú úpravu môžu právnické osoby využiť aj bez toho, aby ju museli mať obsiahnutú v ich vnútorných predpisoch a/alebo stanovách. Napriek uvedenému by sme však z dôvodu vyhnutiu sa akýmkoľvek neskorším pochybnostiam odporúčali, hneď na prvom takto sa konanom zasadnutí schváliť jednoduchý rokovací poriadok, ktorý bude obsahovať základné pravidlá zasadnutia konaného na základe Zákona.
2. Druhy právnických osôb, na ktoré sa opatrenie vzťahuje
Opatrenie sa týka čo možno najširšieho okruhu právnických osôb a ich kolektívnych orgánov podľa občianskeho práva, nie len obchodných spoločností podľa Obchodného zákonníka. Opatrenie sa vzťahuje na všetky nižšie uvedené druhy právnických osôb.
V zmysle zákona č. 40/1964 Zb. Občiansky zákonník, sa za právnické osoby považujú:
(a) združenia fyzických a právnických osôb;
(b) účelové združenia majetku;
(c) jednotky územnej samosprávy;
(d) iné subjekty, o ktorých to ustanovuje zákon.
Pokiaľ ideme do detailov, za združenia fyzických a právnických osôb podľa písm. (a) sa považujú najmä:
(i) obchodné spoločnosti (verejná obchodná spoločnosť, komanditná spoločnosť, spoločnosť s ručením obmedzeným, akciová spoločnosť a jednoduchá spoločnosť na akcie) a družstvá,
(ii) politické strany a hnutia,
(iii) cirkevné a náboženské združenia,
(iv) občianske združenia a iné združenia (najmä stavovské samosprávne organizácie),
(v) záujmové združenia právnických osôb.
Do skupiny právnických osôb označovaných ako účelové združenia majetku patria predovšetkým (i) nadácie a (ii) fondy.
Pod iné subjekty, o ktorých to vyslovene ustanovuje zákon, sú zaradené rôzne formy právnických osôb, napr. rozpočtové a príspevkové organizácie zriaďované ústrednými orgánmi štátnej správy republiky alebo obcami, Slovenská televízia, Slovenský rozhlas, spoločenstvo vlastníkov bytov a nebytových priestorov v dome, štátne podniky, banky a sporiteľne, ak sú zriadené ako štátne peňažné ústavy.
Opatrenie sa vzťahuje na všetky kolektívne orgány právnických osôb bez výnimky, t. j. členské schôdze, valné zhromaždenia, predstavenstvá, výbory, dozorné rady, disciplinárne komisie a veľa ďalších.
3. Dištančná účasť a hlasovanie na zasadnutí kolektívneho orgánu
Zákon dovoľuje členom kolektívnych orgánov právnických osôb zúčastniť sa na zasadnutí kolektívneho orgánu a hlasovať dištančne, aj keď tento spôsob nie je uvedený vo vnútorných predpisoch právnickej osoby.
Opatrenie však neobsahuje výnimku týkajúcu sa zvolania zasadnutia kolektívneho orgánu, a preto podmienky a náležitosti zvolania, t. j. pozvánky na zasadnutie kolektívneho orgánu musia byť dodržané. Pozvánka na zasadnutie musí navyše obsahovať poučenie o možnosti hlasovať prostredníctvom korešpondenčného hlasovania alebo elektronického hlasovania.
Člen kolektívneho orgánu, ktorý vykonal dištančné hlasovanie, či už korešpondenčne alebo elektronicky je považovaný za prítomného.
Oba nižšie, detailnejšie, popísane typy hlasovania môžu byť vykonané aj na základe zastúpenia splnomocnencom, pokiaľ to vnútorné predpisy alebo osobitný zákon nevylučuje.
3.1. Korešpondenčné hlasovanie
Korešpondenčné hlasovanie predstavuje účasť a hlasovanie na kolektívnom orgáne na diaľku vykonávané prostredníctvom hlasovacieho lístka zaslaného poštou.
Podstatné náležitosti hlasovacieho lístka sú ustanovené zákonom, konkrétne § 190a ods. 3 Obchodného zákonníka. Právnická osoba môže vydať vzor hlasovacieho lístka, pričom nie je povinnosťou hlasujúceho člena kolektívneho orgánu tento vzor tlačiva použiť. Avšak v prípade, ak hlasovací lístok nebude obsahovať všetky náležitosti vyžadované zákonom, nebude sa neho prihliadať.
Pravosť podpisu člena vykonávajúceho hlasovanie na hlasovacom lístku musí byť úradne osvedčená. V tomto smere upozorňujeme, že bude potrebné dať pozor na platnosť overenia podpisu v prípade podpisovania v zahraničí, poprípade potrebu opatrenia podpisu tzv. apostilom.
Hlasovací lístok je potrebné zaslať prostredníctvom poštových služieb do vlastných rúk. Obálka, v ktorej sa nachádza hlasovací lístok musí byť jasne a viditeľne označená a doručená najneskôr v deň bezprostredne predchádzajúci dňu konania zasadnutia kolektívneho orgánu. Odmietnutie prevzatia takejto zásielky je dôvodom, pre ktorý by mohlo byť uznesenie kolektívneho orgánu považované za neplatné.
Obálku môže otvoriť len osoba poverená sčítaním hlasov za prítomnosti overovateľa zápisnice na zasadnutí kolektívneho orgánu bezprostredne pred hlasovaním. Hlasovacie lístky musia byť priložené ako príloha k zápisnici zo zasadnutia kolektívneho orgánu.
Ak by sa člen kolektívneho orgánu zúčastnil na zasadnutí kolektívneho orgánu, či už osobne alebo v zastúpení na hlasovanie vykonané prostredníctvom hlasovacieho lístka sa neprihliada.
3.2. Hlasovanie elektronickými prostriedkami
Druhou formou dištančnej účasti a hlasovaní na zasadnutí kolektívneho orgánu je elektronická forma. Ide o obdobné hlasovanie, ako pri korešpondenčným hlasovaním.
V tomto prípade prichádzajú do úvahy dve možnosti účasti a hlasovania, a to (i) počas konania zasadnutia alebo (ii) pred konaním zasadnutia kolektívneho orgánu.
Z hľadiska obsahových náležitostí musí výkon hlasovacieho práva obsahovať všetky náležitosti podľa § 190a ods. 3 Obchodného zákonníka, pričom zaslaná pošta musí byť musí byť jasne a viditeľne označená. Každé hlasovanie vykonané prostredníctvom elektronických prostriedkov musí byť podpísané kvalifikovaným elektronickým podpisom, ktorého kvalifikovaný certifikát musí spĺňať podmienky, ktoré sa vyžadujú v styku s orgánmi verejnej moci, a opatrené kvalifikovanou elektronickou časovou pečiatkou.
Ak je umožnené hlasovanie prostredníctvom elektronických prostriedkov, musí kolektívny orgán prijímať hlasy prostredníctvom elektronických prostriedkov odo dňa uverejnenia oznámenia/zaslania pozvánky o konaní zasadnutia kolektívneho orgánu. Prijatie hlasovania je potrebné bez zbytočného odkladu potvrdiť.
Spoločnosť je povinná uskutočniť všetky opatrenia potrebné na zabezpečenie riadneho a nerušeného priebehu hlasovania prostredníctvom elektronických prostriedkov. Uvedené je veľmi dôležité najmä v prípade, ak sa hlasovanie vykonáva počas konania zasadnutia kolektívneho orgánu.
Ak by sa člen kolektívneho orgánu zúčastnil na zasadnutí kolektívneho orgánu, či už osobne alebo v zastúpení, tak isto ako v prípade korešpondenčného hlasovania, sa na hlasovanie vykonané v tomto prípade elektronicky neprihliada. Ak by člen kolektívneho orgánu vykonal nové hlasovanie počas prenosu zasadnutia kolektívneho orgánu v reálnom čase, na skôr vykonané hlasovanie sa taktiež neprihliadne.
4. Trvanie opatrenia
Zavedená právna úprava je pri tomto opatrení naviazaná na stav mimoriadnej situácie a núdzový stav, pričom sa bude aplikovať v takom rozsahu z hľadiska územnej pôsobnosti v akom je vyhlásená mimoriadna situácia alebo núdzový stav. V súčasnosti je na celom území Slovenskej republiky vyhlásená mimoriadna situácia už od 12. 3. 2020 od 6:00[1], a teda opatrenie je v súčasnosti aplikovateľné.
Aktuálna situácia prináša množstvo neobvyklých tém a otázok vo všetkých oblastiach práva, pričom právo obchodných spoločností nie je výnimkou. Aktuálne témy a otázky pozorne sledujeme a budeme Vás informovať o všetkých ďalších novinkách.
V prípade potreby pomoci s vykonaním „bezkontaktného“ zasadnutia, vykonania hlasovania per rollam alebo „klasického“ zasadnutia kolektívneho orgánu Vašej právnickej osoby sa na nás neváhajte kedykoľvek obrátiť.
[1] Uznesenie Vlády Slovenskej republiky č. 111 zo dňa 11.03.2020
